モチベーションを維持するタスク管理【成果につながる管理方法】

2019年1月18日仕事効率

こんにちは、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)です。

タスク管理をしている人にとって、モチベーションを維持しながらタスクをこなしてくことは難しいと思います。しかし、あることに気をつけてタスク管理すると、成果に繋がりやすいタスク管理を行うことができるようになります。

実際、この方法を使って僕は、タスク管理を行なっており、毎日１記事ブログを書いたり、プログラミングでは1日500行ぐらいコードを書いたりしています。このような生活を、モチベーションを維持して、何ヶ月も続けています。

そこで今回は、どのような方法でタスクを管理することで、モチベーションを維持して作業をこなすことができる方法について解説していきたいと思います。

モチベーションを維持するための方法

年間の目標を決定する

モチベーションを維持するためのタスク管理方法として、まずは年間の目標を軽く決めていきましょう。ここできめる目標は、ざっくりでいいですが、ある程度具体的に決めておいてください。

例えば、毎日ブログを更新するやPV数を月に10万PVまであげるなど、抽象的な目標よりも具体的に目標を決めていきましょう。というのも、抽象的な目標にしてしまうと、目標に達成したのかどうか判断することが難しいため、やめておいた方がいいです。

僕の場合だと、

ブログの月PV数を5万にする
プログラミング学習サイトの会員を500人にする
YouTubeでプログラミングに関する動画を50本あげる

というふうに目標を設定しています。

目標は無理に設定すると、破綻する可能性があるので、達成できるかどうかというギリギリのラインで目標を設定することをオススメします。

また、年間目標を考える時はできるだけ、サクッと決めてしまう方がいいと思います。その理由として、環境によって年間目標を柔軟に変えていくため、しっかりと年間目標を決めてしまっても、時間が膨大にかかてしまうからです。ですので、できるだけサクッと年間目標を決めていきましょう。

毎月の目標を逆算して決める

ざっくり、年間目標を決めたら、次は毎月の目標を決めていきましょう。例えば、ブログの月PV数が年間目標ならば、毎月に前月よりも5000PVあげることを目標にします。

僕の場合だと、

ブログのPVを毎月5000ずつ増やしていく
プログラミング学習サイトの会員数を毎月40人増やす
YouTubeの動画を4本あげる

というふうに毎月の目標を決めています。

毎月の目標を決める時でも、できるだけサクッと決めてください。また、ブログのPV数等は比例的に伸びませんが、比例的に伸びると仮定して目標を決めてください。理由としては、様々なことを要素に入れて計算すると時間がかかってしまうからです。

毎日の目標を逆算して決める

次に、目標を達成するために何をすればいいのかについて決めていきます。例えば、毎月PV数を5000ずつ上げていくために、毎月ブログを１記事書くというふうに、行動ベースで目標を決めていきましょう。

僕の場合だと

毎日ブログを１記事書く
毎日プログラミングに関する記事を１記事書く
毎日プログラミング学習サイトのコースを１ページ作る
1週間に1回、YouTubeの動画を作る

といったように毎日の目標を決めています。

かなりシンプルな目標ですが、シンプルな目標だからこそいいのです。というのも、シンプルでないと、人間はすぐに行動することができなくなるため、毎日のタスクをだんだんと行わなくなっていくからです。

また、毎日コツコツとやることが、成果を確実に産むためのタスク管理方法です。また、モチベーションを高めるのではなく、モチベーションを維持して淡々とこなし続けることが大切なのです。ですので、目標を決める時は、モチベーションが高い日に立てないことをオススメします。

一度、モチベーションが高い日に年間目標を決めたことがありました。そのとき、1日に行うべきタスク量が多すぎて、タスクをこなすことができなくなり、破綻しました。そうならないためにも、モチベーションが高い日に年間目標を決めるのはやめておいた方がいいと思います。

１週間ごとに評価する

タスクをやったりやりっぱなしでは、きちんとタスクをこなすことができているのか知ることはできません。そのため、週に１度はタスクができているのどうか評価することが大切です。

例えば、毎日１記事書くことがタスクならば、毎日タスクをこなせたか評価をしましょう。もし、毎日１記事書くことができなかったら、なぜ達成することができなかったのか原因を追求していきましょう。

例えば、原因が時間が足りなかったならば、時間を作るための工夫や作業時間を短くするために効率化するという方法、もしくはタスク量が多すぎるためタスク量を減らすという方法があります。

しっかり原因を見つけ、その原因を対処するために施策を考えて、行動していきましょう。もし、年間目標がきついならば、年間目標を下げるのもいいでしょう。できるだけ、毎日モチベーションを維持して、行動することが大切ですので、常にモチベーションを下げるような要因はなくしていきましょう。

１ヶ月ごとに評価する

毎週タスクかこなせたかどうかを評価しましたが、毎月はタスクを行なった結果目標の値に達することができたのかどうかを判断しましょう。例えば、毎月5000PVあげるために１記事書いてきましたが、１記事書いた結果毎月5000PVあげることができたのか評価して下してください。

おそらく、思い通りの結果を出すことが出ていない人の方が多と思いますが、落ち込まなくても大丈夫です。というのも、結果を出すにはかなりの時間がかかるからです。全ての数値はすごい努力した後に、勝手についてきます。ですので、結果がでると信じて行動していきましょう。

とはいっても、毎月数値を達成するための方法は他に何かないのかについては考えましょう。例えば、毎月5000PV増やすことができなかったら、SNSを活用してみたり、SEOについて調べて、SEOに根付いた記事を書いてみたりしてみましょう。

このように小さな工夫を毎月考えて、次の週に数値化させてタスクにし、実践していきましょう。もし、結果がそこまでなければやめればいいだけです。ですので、どんどん実験していきましょう。もしかすると、すごく結果を出すことができる方法を生み出せるかもしれません。

タスクをこなす上での注意点

タスク量は80%程度にしよう

タスク量は常に限界の80%程度にしておきましょう。もし、限界量のタスクを課してしまうと、何かトラブルがあったとき、疲れていて多く寝たいときなど、様々な事情で限界量のタスクをこなせないときがあります。

また、毎日限界量のタスクをこなしていると、必ずと言っていいどタスクをこなしたくない日がきてしまいます。そして、最終的には週に２、３日タスクをこなすことができなくなってしまします。

そうならないためにも、タスクは常に限界量の80%程度にしておきましょう。

予備日を計算して計画を立てよう

また、月に4日ほどはタスクをしない予備日を計画的に取っておきましょう。もし、何か予定が入ってしまった時や病気になってしまったとき、タスクをこなすことができなくなります。

そのときのために、予備日として月に４日は計画として立てておきましょう。またそうすることで、たまってしまったタスクをこなすことができるようになり、結果としてモチベーションを下げずにすみます。

まとめ

当たり前ですが、モチベーションを維持し続けて、コツコツと行動した人に結果がついてきます。まずは、年間目標をサクッと決めて、逆算して毎月の目標、毎日の目標を決めていきましょう。そして、１週間に1回、１ヶ月に1回はしっかりと評価しましょう。

以上、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)でした。