領収書の保存期間とは？なぜ領収書を保存する必要があるのか？
こんにちは、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)です。
事業を行なっていると、商品やサービスを提供するために、家賃や水道光熱費など数え切れないほど多くの経費が必要となります。そして、経費で落とすためには、領収書が必要となります。また、領収書を何年も保存しておく必要があります。
しかし、法律によっては、保存期間が5年と書いていたり、7年と書いていたり、結局何年保存すればいいのか分かりません。そこで今回は、領収書を何年保存すればいいのかについて、誰でも分かるように解説していこうと思います。
領収書とは
領収書とは
領収書とは、商品やサービスを提供して、代金を受け取ったときに発行する書類のことを言います。また、領収書は代金の受け渡しがあったことを証明する書類であり、証憑書類とも呼ばれています。
証憑書類とは
証憑書類には、領収証以外にも、見積書、請求書、納品書、注文書、契約書、預金通帳などがあります。証憑書類が発行する理由は、契約や取引があったことを、お互いの同意もと行われたこと証明するためです。
だからこそ、証憑書類を作成する際には気を使う必要があります。もし、書類に不備があると、取引先からの信用が落ちてしまう可能性があります。例えば、1万円の商品を買ったはずなのに、3万円の請求書がきたら、少なからず信頼度は下がってしまうでしょう。
ですので、証憑書類を作成する際は、誤りがないのかについて社内でダブルチェックを行うことをオススメします。実際、僕たちも証憑書類が間違っていると、この会社を信頼していいのかな、もう取引するのはやめようかなと考えてしまいます。
厳しいと思うかもしれませんが、ビジネスのほとんどは信頼取引です。特に、BtoB（企業に商品を販売する企業）は、完全な信頼取引です。ですので、少しでも信頼できない企業とは取引をしたくありませんし、自社もそう思われないようにすする必要があります。
また、証憑書類には、法律で保存期間が決められており、勝手に処分することはできません。また、保存期間は、個人と法人では異なりますので、注意しておく必要があります。
領収書の保存期間とは
法人における領収書の保存期間
黒字企業の場合
株式会社や合同会社などの法人は、領収書の保管期間は原則で７年間です。
2004年までは、領収書の保存期間は大企業が7年、中小企業が5年となっていましたが、法律の改正で現在は全ての法人は７年間領収書を保存する必要があります。
なお、保管する期間の起点は「法人税申告期限日」なので、注意しておきましょう。例えば、3月31日決算の法人の場合、法人税申告期限日が5月31日になり、5月31日から7年保存する必要があります。
たまに「決算日から7年」や「領収書発行してもらってから7年」と思っている人がいるので、気をつけましょう。
赤字企業の場合
赤字の企業の場合、法人税を申告する時に翌年以降に赤字を繰り越すことができる「欠損金繰越控除」というものがあります。
欠損金繰越控除は、赤字を翌年以降10年間、繰り返すことができる制度になっています。この制度を効果的に使うことで、節税することができます。ですので、赤字企業の方は、この制度を使ってみることをオススメします。
しかし、この制度を適用するには、3つの要件が必要になります。
- 欠損金が生じた事業年度の確定申告において青色申告書を提供している
- その後の事業年度においても継続して確定申告書を提出している
- 欠損金の生じた事業年度の帳簿書類等を保存している
つまり、この制度を提要するには、3つ目の「帳簿書類等」を保存しておく必要があり、領収書などの書類を９年間保管しておくことが必要となります。もし、この制度を適用したい人は、領収書は９年間保存しておきましょう。
個人事業主における領収書の保存期間
白色申告の場合
白色申告の場合、領収書の保存期間は5年です。しかし、領収書の保存期間が5年でも、他の帳簿の保存期間が7年のものがありますので、領収書も7年保存しておくといいでしょう。
また、以前までは「事業所得が300万以下の人」は、領収書を保存する必要がありませんでした。しかし、現在は法律が改正され、「事業所得が300万以下の人」でも、領収書を5年保存しておく必要があります。
ですので、新しく対象となった人は、保存しておくことを覚えておきましょう。
青色申告の場合
青色申告の場合、領収書の保存期間は7年となります。しかし、「事業所得が300万以下の人」は、領収書の保存期間は5年とされています。
保存方法
領収書の保存方法は、原則紙で保存することが求められています。そのため、電子取引の場合でも、領収書を紙に印刷して、保存しておく必要があります。
しかし、近年世の中の電子化の流れにより、法律がどんどん変わってきており、場合によっては電子データだけでも領収書として認められます。しかし、電子データでは証明できない領収書もあるので、電子化について詳しくない人は紙で保存しておく方が安全だと思います。
また、多くの方は領収書を日付順に並べて、ノートに張っている人がいますが、領収書をそのように保存しなければならないと規定はありません。また、領収書を見て、仕分けを行えば、もう一度その領収書を見返すことはありませんので、封筒などに入れて保存しててもいいのです。
ただ、税務署調査があった場合に、税務署の人から嫌な顔をされる可能性がありますが、正しく仕分けを行なって入れば、何もデメリットがありません。ですので、わざわざ労力をかけてノートに張っている人は、その作業をやめても大丈夫だということを覚えておきましょう。
まとめ
ある法律では、領収書の保存期間が5年で、他の法律では領主書の保存期間は7年など、領収書の保存期間がバラバラな時があります。しかし、法律では長い期間の方が採用されます。ですので、領収書の保存期間で迷った場合は、長い年数の方を選びましょう。
また、法人の場合は、領収書の保存期間が9年、個人の場合は、領収書の保存期間が7年あれば、ほとんどの場合対応することができます。ですので、長いと思うかもしれませんが、その期間は領収書を残しておくことをオススメします。
以上、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)でした。
