「タスクリスト」を作るコツとメリットを大公開

2018年12月27日仕事効率, 経営関係

こんにちは、プログラマーのだいきです。

プログラマーは、新機能の実装、デザイン変更、バグチェック、バグ修正など複数の業務を行なっており、やることがありすぎて何をすればいいのかわからないと言う状態が何ヶ月も続いていました。

ところが、タスク管理アプリ「Beyonet」で、タスクリストを作ってみらたら、驚くほど作業をスムーズに消化していくことが可能になりました。

やることが多くて何をすればいいのかわからない人や作業を今までよりもスームズに消化したい人は、今回の記事が役にたちますので、ぜひ最後まで読んでください。

この記事を読んで学べること

タスクリスト作成のメリット
タスクリスト作成のポイント

タスクリスト作成のメリット

やり忘れがなくなる

やることが増えれば増えるほど、やり忘れが発生してしまい、多くの人に迷惑をけてしまうの可能性があります。

また、納期がギリギリになって、やるなければならないことを発見してしまい、残業しなければならないということも起きてしまう可能性があります。

このようなことを避けるためには、タスクリストを作る必要があります。というのも、人の記憶では多くてもタスクを５個から９個までしか覚えることができないと言われているからです。

そのため、タスクが９個を超えてしまうと、何かをついつい忘れてしまうと言うことが起きるのです。

タスク忘れを防ぐためにも、タスクリストを作成する方がいいのではないかと思います。

優先順位がつけられる

タスクには、重要度や緊急度など様々なタスクがあります。例えば、請求書・納品書の作成と大きな案件の返事といったタスクには緊急度が異なります。おそらく、あなたのタスクでも重要度や緊急度が異なるタスクがあるのではないでしょうか。

全てのタスクを書き出し、タスクリストを作ることで、それぞれのタスクに優先順位をつけ、明確化せることができるようになります。

これにより、重要度が高い仕事や緊急度が高い仕事から取り組むことができるようになり、タスクを終わらすのが無理だったと言う可能性が限りになく低くなります。

あたまの中がスッキリする

タスクリストを作らず、タスクを暗記していると、知らず知らずのうちに頭に負担がかかっている状態になっており、パフォーマンスが低下すると言われています。

つまり、タスクリストを作り、脳にかかっていた余計な負担を取り除くことで、今まで以上にパフォーマンスが向上すると言うことができます。

嘘のような話かもしれませんが、実際に僕はタスクリストを使うことでパフォーマンスは確実に上昇しました。また、僕の会社でもタスクリスト方式を採用したことで、会社全体の生産性も向上しました。

ぜひ、タスクを暗記している人は、タスクリストを作ってパフォーマンスを向上させましょう。

作業の予想をすることができる

タスクリスクと見ることで、いつまでにどれだけのタスクがあるのかを理解することができるため、作業量を予測することができます。

そのため、来週のタスクが多い場合、来週のタスクを今週に回そうといったことが可能になります。これにより、作業量を均一化することができるようになり、徹夜しなければタスクが終わらないといったことがなくなります。

また、仕事を頼まれた時も、自分の全体のタスク量を理解していると、スケジュールを調整しやすくなります。

タスクリスト作成のポイント

タスクを全て書き出す

まずは、頭の中にあるタスクを全て書き出していきましょう。

僕のオススメとして、タスクを書き出すとき、「GTD」という方式でタスクを書き出すことです。「GTD」について詳しく知りた人は、「タスク管理のやり方GTDとは何か？」という記事があるので、ぜひ読んで見てください。

GTDの説明

GDTとは、「Getting Things Done」の頭文字をとったもので、直訳すると「仕事を成し遂げること」という意味になります。

このGTDとは、「知識労働者の仕事術」と呼ばれており、「次に何をやるか」というスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを低下しない仕組みのことを言います。

また、個人の生産性を向上させるための、５つのステップによって構成されており、基本は仕事のリストを何かに記憶しておくことで、頭なの中から仕事を追い出し、頭なの中をスッキリさせ、仕事に集中させることです。

重要度を設定する

タスクを全て書き出したら、次は重要度を設定していきましょう。

例えば、かなり重要度が高いタスクには「重：高」、そこそこの重要度が高いタスクには「重：中」、あまり重要度が高くないタスクには「重：低」と言う風にタスクの重要度を分けていきましょう。

タスクを細分化する

次は、書き出したタスクを細分化していきましょう。もし４時間かかるタスクならば、細分化してできるだけ１時間以内のタスクにして、細分化していきましょう

例えば、書類作成というタスクがあるなら、資料のガイドラインの作成、書類を作成するための資料集め、資料記述、資料の校閲などなど、タスクを細分化していきましょう。

このようにタスクを細分化していくこと、何にどれだけの時間がかかるのかをイメージすることができる上に、隙間時間を活用することができるようになり、1日の生産性が向上していくことでしょう。

いつまでにやるかを決める

細分化したタスクを次はいつまでに行うかを決めていきましょう。よくある話ですが、納期がない仕事は全く完了しません。そのため、納期は必ず設定しておきましょう。

まとめ

タスクを書き出すことで、頭がスッキリして、パフォーマンスが向上します。ぜひ、タスクリストを使って、仕事の生産性を高めていきましょう。

以上、だいきでした。