タスク管理のやり方GTDとは何か？

こんにちは、だいきです。

GTDは、２００２年に提唱されたタスク管理の手法です。従来のタスク管理よりも、仕事の効率をあげることができる手法として有名になりました。しかし、このGTDはデジタルでタスクを管理する方法がでる前に提唱された方法です。そこで今回は、現在のタスク管理に合うようなGTDを紹介したいと思います。

GTDとは

GDTとは、「Getting Things Done」の頭文字をとったもので、直訳すると「仕事を成し遂げること」という意味になります。このGTDとは、「知識労働者の仕事術」と呼ばれており、「次に何をやるか」というスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを低下しない仕組みのことを言います。

また、個人の生産性を向上させるための、５つのステップによって構成されています。基本は、仕事のリストを何かに記憶しておくことで、頭なの中から仕事を追い出し、頭なの中をスッキリさせ、仕事に集中させることです。

以上を仕組み化したものがGTDとなります。

GTDの５つのステップ

GTDは、「収集」「処理」「整理」「評価」「実行」の５つのステップから構築されています。この５つのステップを回すことで、仕事を効率的にこなしていくことができます。まずは、それぞれのストップについて理解していきましょう。

収集（１つ目のステップ）

頭の中にある「やらなければならないこと」を紙に書き出していきます。

紙に書き出すことで、頭の中で覚えていなければならなかったことを、頭の中から外に出すことで、無意識に使っていた脳をクリアの状態にすることができます。脳をクリアな状態に保つことで、作業効率が向上すると言われています。

ここで重要しなければならないことは、全ての「やらなければならないこと」を紙に書き出すことです。

処理（２つ目のステップ）

１つのステップで書き出した仕事のうち、行動するべきものを次の５つカテゴリー分けしていきましょう。

１つ目は、２分以内にタスクを行うことができるならば、「すぐにやる」リストへ

２つ目は、複雑なものは、計画を立てるもののとして「プロジェクト」リストへ

３つ目は、複雑なもので、自分でしなくていいものは「連絡待ち」リストへ

４つ目は、複雑ではないが、今すぐしなくてもいいものは「カレンダー」リストへ

５つ目は、複雑ではないが、今すぐした方がいいものは、今やっている仕事の次に行う「次のアクション」リストへ

整理（３つ目のステップ）

２つのステップでカテゴリー分けしたものを、自分が使っているGTDのツールに落とし込んでいきましょう。

「整理」は「処理」と同時に行なっていただいても大丈夫です。

評価（４つ目のステップ）

定期的に、収集から整理のステップを回し、リストを更新するときに「評価」していきましょう。

リストは一度作り終わったら終了と言うものではありません。

仕事は常に変化していくため、リストを評価して、常にリストを更新していきましょう。少なくても週に１度は更新していきましょう。

実行（５つ目のステップ）

あとは実際にタスクを処理していきましょう。

収集から実行を繰り返していきましょう。

GTDのポイント

ツールはなるべく１つにする

タスク管理のツールは１つに絞って行うべきです。と言うのも、複数のタスク管理ツールにタスクが分散されていると、どのツールにどのタスクがあるのかを覚えておく必要があるからです。

つまりGTDは、頭をクリアにする必要があるのにも関わらず、複数の管理ツールを使うことで、GTDの良さをかき消してしまうのです。

できるだけ、管理ツールに依存をすることが、GTDを効果的に行う方法なのです。

まとめ

GTDを行うためには、タスクを５つのカテゴリーに分けいき、タスク管理ツールを使い、タスクをこなしていきましょう。その際に、もし現在タスクを複数の管理ツールで管理している場合、１つのタスク管理ツールに統合していきましょう。

そうすることで、今まで以上にタスクを効率的に行うことができることでしょう。

以上、だいきでした。