【必見】便利なタスク管理ツールとは？

2018年11月15日仕事効率

こんにちは、だいきです。

仕事が忙しい人にとって、タスクを管理することは大切なことになります。そこで、今回は便利なタスク管理ツールとはどのようなものかについて説明していこうと思います。

タスクをどう管理をしたいのか

タスク管理をどのように管理していますか。

手帳を使ったり、ポストイットを使ったり、エクセルなどを使っているでしょう。もしくは、なかなか使いやすいタスク管理ツールを見つけることができずに、ツールを試しては続かずやめを繰り返している人も多いのではないのでしょうか。

ツールを使うと、「便利だろう」と考えている人が多いかもしれませんが、実際はタスクをどのように管理したいかによって、使うツールを使い分けるのがいいと思います。

最近よく耳にする、クラウド系のタスク管理ツールは、様々な用途に特化したものがたくさんリリースされているので、使い分けるのがいいと思います。

例えば、タスクを分析したい方は、分析に特化したツールを、タスク管理と情報共有をしたい場合は、それらに特化したツールを使うことをオススメします。

ちなみに、僕は１年前までエクセルでプロジェクトのタスクを管理していました。最初の頃は、エクセルで管理できていたのですが、メンバーが増えると全くエクセルで管理することができずに、ポストイットで管理するようになりました。

このように、メンバーが増えたり、組織構造によって、ツールを使い分ける必要があるのではないかと思います。

現在は、タスクをシンプルに管理したい人向けに特化したBeyonetシリーズの「Task」を使っています。

１日で仕事しているときはもちろん、複数メンバーでプロジェクトを行なっている場合、新しいタスクが生まれ、たくさんのタスクが完了していきます。そのとき、大切になるのが、タスクを簡単に更新することができるかどうかです。

タスクを更新することが煩雑だと、誰もタスクを更新しなくなり、最終的にはタスク管理を行わなくなってしまいます。そうなってしまうと、大抵の場合プロジェクトも失敗してしますので、タスク管理が崩壊しないように工夫していく必要があります。

また、タスクを誰かに渡すとき、必ずしも自分が職場にいるかわかりませんし、職場に帰った頃にはタスクを渡すのを忘れていたということも起きるでしょう。そうならないためにも、タスクはどこでも更新できる必要があるのではないかと思います。

また、ミーティング中に新たなタスクが必要になったときは、その場で簡単に追加することが大切になります。

クラウド系のタスク管理は、時間や場所、状況を選ばずに、タスクを渡すことができるため、渡された側もゆとりを持ってタスクをこなすことができ、プロジェクトがスムーズに進行するのではないかと思います。

複数のメンバーでプロジェクトを行なっている場合、タスクは常に変化していきます。そこで大切になるのが新鮮なタスクの情報を見ることができるかどうかです。

同じ部署の人同士なら、共有する時間が多く取れますが、他部署（例えば、営業と生産）の場合、共有する時間を取れない場合があります。それにより、仕様変更等など変化があった場合、お互い仕事の都合で、共有がなかなかできないとき、伝えるのが遅くなる時があります。

余裕を持って仕事を行うためにも、タスクの変更を常に確認することが大切になるのです。

また、管理者にとって、現在誰がどのようなタスクを持っており、どこまで進行しているのかを把握し、チーム全体のバランスをとっていくことが大切になります。そのため、管理者にとっても最新のタスクを把握する必要があるのです。

プロジェクトの成功確率をあげるためには、管理者だけでなく、メンバー全員がタスクを把握していことが大切になります。メンバー全員がタスクを把握してもらうためには、クラウドサービス系のタスク管理ツールを使うのをオススメします。

また、クラウド系のタスク管理ツールは、ブラウザさえ開くことができれば、MacとWindowsの互換性の心配が必要ないのも特徴です。(エクセル等は互換性の問題で、複数人に共有することができないこともあります)

タスクの管理方法は、組織体や組織文化や業種によって、タスク管理ツールを変更する必要があります。

しかし、そのとき気をつけてほしいことは、

ができるツールを選ぶということです。

タスクを効率的に管理して、作業効率をあげましょう。

以上、だいきでした。