プロジェクト管理ツールを使うメリットとは？【PM必見】
こんにちは、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)です。
これからプロジェクト管理を任された人にとって、「これからどのようにチームを管理して、プロジェクトを管理すればいいのか」ということを考えているのではないでしょうか。
プレッシャーになるかもしれませんが、プロジェクトがしっかり遂行されるかどうかや成功するかどうかは全てマネージャーの腕にかかっています。もし、プロジェクト管理能力や個人を俯瞰的に見て、チームを捉えることができないのであれば、すぐにでも能力を身につけた方がいいと思います。
そこで今回は、これからプロジェクトを任された人向けに、どのようにすればプロジェクトやタスクを管理することができるのかについてお話していこうと思います。
この記事を読むと以下のことを知ることができます。
- プロジェクトを成功させるためにすること
- プロジェクト管理ツールを使うメリット
- プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理を成功させるには
プロジェクト成功させるためにはタスク管理が大切
プロジェクトを成功させるにために必要なことは、マネージャーがしっかりとチームをまとめ、各メンバーがタスクを納期までに完璧に終わらせるかが大切になります。
もし、誰かが納期までにタスクが終わらないと、そのあとの仕事に影響が出てしまい、最悪の場合プロジェクトに多大な影響があるかもしれません。
実際、1つのタスクが遅れてしまったことで、ある人に負担がかかってしまい、メンバーの仲が悪くなってしまい、最終的にプロジェクトが崩壊してしまったということを聞いたことがあります。そうならないためにも、しっかりとタスクを管理する必要があります。
タスク管理で問題になること
言った言っていない問題
タスク管理で問題になることの1つに、言った言っていない問題があります。例えば、口頭でAさんがBさんにある仕事をお願いして、Bさんがその仕事を忘れてしまったとき、Aさんは言ったと主張して、Bさんは聞いていないと主張するでしょう。
もちろん、この件ではBさんが悪いですが、第三者はどちらが悪いのか分からないですし、人は忘れてしまう生き物です。また、このような出来事が頻発すると、人間関係が悪化し、社内の雰囲気が悪くなってしまったり、あの人とは仕事したくないと言った面倒な出来事が増えるでしょう。このような問題が起きないためにも、タスクは文字化して、仕事を依頼することが大切になります。
少し面倒だと感じる人もいるかもしれませんが、この小さな工夫だけで言った言っていない問題が解決されるならば、少しの面倒さも我慢する方が得策なのではないかと思います。
納期を全員で見えるようにする
タスクの納期は仕事を頼んだ人と頼まれた人の間でしか知ることができていませんでした。そのため、タスクが遅れても、まーあの人ならいいかということが起きてしまうことがあります。
仕事を行う上で、このようなことは避ける必要があり、タスクを納期までに行って欲しいと思うでしょう。そこで大切になるので、プロジェクトメンバーが全員タスクの納期を見ることができるということです。
人は、頼まれたタスクの納期に間に合っていないと多くの人に思われるのが嫌がる傾向があります。そのため、自分を含め全員が納期を見られ、見るという環境を意識的に作りだし、タスクの納期達成率をあげることが大切になります。
プロジェクト管理ツールを使うメリット
管理作業の効率が上がる
プロジェクト管理では、工数管理やスケジュールの管理、誰かどの作業を行っているのかなど多くの項目を管理していく必要があります。
その作業をそれぞれのツールで行っていると煩雑になってくるため、1つのツールで管理することができれば、管理する項目を効率的に管理することができます。
例えば、タスクをそれぞれの人に納期と詳細情報を送信すると、自動的に依頼された側に通知され、質問があればメールがくるというふうに作業を効率的に行うことができるようになります。
メンバーの作業を確認することができる
PMやマネージャーにとって、メンバーのタスクを確認して、誰が遅れているのかを知り、フォローに入ることは大切な仕事の１つでしょう。しかし、いちいちメンバーにタスクの進捗をきくとかなり時間がかかります。
ですが、タスク管理ツールを使うことで、メンバーのタスク進捗をいつでも見ることができ、聞く時間を短縮させることができるため、PMやマネージャーの方の時間を有効に活用することができるようになります。
また、メンバーのタスクを俯瞰的に見ることができるようになるため、タスクを渡すときも、タスクが多い人にタスクを渡すのではなく、タスクが少ない人にタスクを渡すことで、各メンバーに負荷がかからなくなります。
このように、1人のメンバーに負担をかけないようにすることで、納期までにタスクが完成されやすくなるうえに、タスク自体の完成度が高くなり、プロジェクトが成功する確率が増えることでしょう。
フォーマットを統一化させることができる
プロジェクトごとに、PMやマネージャーごとに異なるプロジェクト管理方法を行うことはいいことかもしれませんが、トラブルが発生する確率が極めて高いです。
例えば、今まではAというやり方をやっていて、このプロジェクトからはBというやり方でやるとなったとき、全員がすぐにBというやり方をできるわけでもありませんし、間違ってAのやり方をやってしまう人もあらわれてしまいます。
そうならないためにも、フォーマットを統一するという方法があります。これは、複数のメンバーでプロジェクトを行うときに有効な方法です。これにより、トラブルの数がかなり減ります。
コミュニケーションに時間を割けるようになる
プロジェクト達成する上で大切になるのは、メンバー同士のコミュニケーションです。もし、コミュニケーションが少ないと、気軽に質問することや問題が起きたときに報告が遅くなることが多々あります。
それを解決するためには、コミュニケーションを取り、人間関係を構築する必要がありますが、限られた時間でプロジェクトが達成する必要があり、なかなかそのような時間を取ることはできません。
そこで大切になるのが、タスクを渡すときの話し合いを減らしたり、雑務の時間を減らすことです。どうしても、タスクを渡すときに、タスクに関係する話でもなければ、人間関係を構築するための話でもない必要ない会話が発生してしまいます。
一方、タスクを渡すのを管理ツールを使うことで、今までの使っていた時間を、コミュニケーション割くことができるようになります。そして、結果としてプロジェクト全体の達成率は格段にあがることでしょう。
遠隔でもプロジェクト管理することができる
複数のプロジェクトに関わっていたり、仕事で社外にでることがある人にとって、実際に合わないと仕事を渡すことができないというようなことがあります。しかし、プロジェクト管理ツールを使うことで、外出中に何か仕事を頼みたい時や仕事の進捗を見たいときに、いつでもどこでも見ることができるようになるのです。
例えば、今日までの頼んでいたタスクや明日までのタスクの進捗を見たり、プロジェクト全体の進捗を確認することができるようになります。気になったときにすぐに確認することができるというのは、かなりのメリットだと思います。
まとめ
プロジェクト管理ツールを使うことで、様々なメリットがあります。特に、プロジェクト管理ツールを使うことで、1人あたりの生産性を高くできることは、最大の魅力だと思います。
ぜひ、プジェクト管理ツールを使っていな人は、一度試してみましょう。
以上、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)でした。
