あなたの企業は大丈夫ですか？属人化を防ぐためには？
こんにちは、だいきです。
早速ですが、あなたの組織は属人化で悩んでいませんか？僕の企業では、2017年までかなりの属人化組織でした。というのも、僕一人で行なっていた仕事が、サイトの設計からテストまで、会計業務全般、法務業務全般、社労関係業務、営業資料作成、戦略から戦術、人事管理、タスク管理、マーケティングなどで、僕の仕事をできる人がそのとき誰もいませんでした。（ちなみに、僕は社長ではありません）
そのとき、僕が思っていたことは、「僕が倒れたら、この組織も倒れるな」ということでした。実際に、僕が２週間休むと仕事が全く動かないときがありました。本当に怖い経営をしていたなと思います。
嘘のような話かもしれませんが、このような経営を行なっている組織は案外多いのではないのでしょうか。今回は属人化組織のデメリットについて説明してこうと思います。
属人化とは
属人化とは、
企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合は批判的に用いられ、誰にでもわかるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われている業務もある。
(weblioより参照)
つまり、「〇〇さんがいないと仕事が進まない」といった状況が発生している場合は、その業務は「属人化」していると言えます。
属人化のデメリット
属人化の組織では様々なリスクが発生します。
ミスに誰も気がつかない体制
ミスが誰も気がつかないといったデメリットが発生する可能性があります。
ある仕事を組織内に１人しかこなすことができない場合、行なっている人以外、誰もチェックすることができない状態です。そのため、その１人がミスをしてしまっても、誰も気づかず、仕事を続けてしまいます。
例えば、組織内に経理が１人しかいない場合は、チェックをする人が１人もいないため、現金を抜き取ったり、横領することを容易にできてしまいます。
業務が不安定になる
ある特定の業務が１人に集中してしまうと、その人なしで仕事が進まないことがあります。システム開発の現場でよくあることですが、特定の書類(「外部設計書」、「要件定義書」、「内部設計書」などなど)をある人以外作れないことがあります。
そうなってしまうと、ある人が何かのきっかけで仕事をやめてしまった場合、その業務に関与する仕事は全て止まってしまうと、業務が不安定になってしまう可能性があります。
また、仕事が止まってしまうと、お客様に多大な迷惑をかけてしまい、会社に対する信頼度が落ちてしまう可能性が大いにあります。
ノウハウが貯まらない
ノウハウが、人に依存しているため、なかなか優秀な社員へと人材育成させていくことができません。ノウハウはできるだけ、社内で共有して、誰もがその情報にアクセスすることができる状況になっていることが大切になります。
昔みたいに、技術は見て盗んで身につけろといったことは、現在のビジネスでは遅すぎるのです 。なにせ、現在のビジネスはスピード勝負のところもありますからね。
属人化を防ぐ方法
情報を共有する
属人化を防ぐ方法としては、属人化している業務をテキスト、図、さらには動画を使って、可視化しその情報を共有することです。
もちろん、最初から全ての情報を共有することは、時間的に不可能なので、誰がやっても同じような結果になるような業務から情報を共有していくことをオススメします。
また、共有しやすいように仕組みを考えることも必要です。情報を書き出す作業は、かなり面倒い作業です。その作業を繰り返させていくためには、フォーマット（テンプレート）を用意してあげるのがいいのではないかと思います。
例えば、
- プロジェクトごとの進捗情報
- 取引先と商談内容
などです。
情報共有を大切にする雰囲気
属人化してく原因の１つに、業務を自分にしかできないようにして、地位を安定させるといったものがあります。そのような雰囲気がある企業では、なかなか情報共有が浸透しません。
そうならないためにも、情報共有が大切だという雰囲気を作りましょう。そのためにも、まずは地位が高い人がガンガン情報を共有し、共有してくれた社員に対して、「情報を共有してくれてありがとう」といった感謝の言葉を送りましょう。
そうすることで、時間はかかるかもしれませんが、確実に情報共有の文化は構築されていくでしょう。
まとめ
属人化のデメリットは複数あり、どれも企業にとって多くのリスクがあります。
属人化しないためにも、いかにして「情報共有」を大切にする文化を社内に作ることができるかが大切になります。ぜひ、情報共有をして、属人化組織を抜け出しましょう。
以上、だいきでした。
