タスクリストとTo Doの違いとは？オススメのタスク管理法を公開

こんにちは、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)です。

仕事ややるべきことが1つや2つならば、覚えておくことができます。しかし、やるべきことが７個以上になると、人はそれらを覚えておくことは難しいと言われています。ですので、多くの人は、手帳やExcelなどで自分のやるべきことを書いているのではないでしょうか。

実際、僕も仕事の都合上、多くのプロジェクトを掛け持たなければならない上に、やるべきことはすぐに変化します。何十ものタスクを覚えることができないため、タスク管理ソフトを使っています。

多くの人が無意識のうちに使っている言葉に、タスクリストやTo Doリストなどがあります。一見同じように使われていますが、これらの言葉は全く違うものです。この違いを知っていたら、将来タスク管理をソフトやアプリを使用するときに、どのようなことを想定して作られたものかを知ることができます。

ですので、ぜひこの機会に覚えて起きましょう。

タスクリストとは

タスクとは、期限が決まっており、必ず行わなければならないものを言います。例えば、11月30日までに、ヒアリングシートを作るなどといったものはタスクなります。一方、期限がないものはタスクではありません。

つまり、タスクリストとは、期限が決まっている、重要なタスクの集まりだと言うことができます。ですので、タスクリストに書いているものは、期限が遅れないように行い続けることが大切なのです。

To Doリストとは

To Doとは、期限はないが、やるべきことを言います。例えば、期限がない郵便物などがTo doになります。ですので、期限が存在するものはTo doではないのです。

つまり、To doリストとは、期限が決まっていない、To doの集まりだと言うことができます。To Doリストを作る際の注意点として、期限が決まっていないTo Doは、遂行率が極めて低いので、重要なものには期限をつけて、タスクにしておきましょう。

オススメのタスク管理法

オススメの効率的なタスク管理方法について書いていこうと思います。ですので、タスク管理方法で困っている人は、役に立つと思うので、ぜひ最後までご覧ください。

タスクを全て書き出し、細分化する

まずはじめに行うことは、おなたが今抱えているタスクを全て紙やタスク管理に書き出していきましょう。例えば、顧客Aに電話をする、原価の支払いを行う、給与を支払うなどといったタスクを全て書き出していきます。

たとえささいなタスクでも、全て書き出してください。タスクを書き出していくときの注意点として、1つあたりのタスク時間は1時間以内にしてください。その理由として、人は1時間以上のタスクを無意識に避けたり、生産性が低下したりする傾向があるからです。

一方、1つあたりのタスクが、30分や10分だとちょっとした隙間時間にタスクをこなすことができ、仕事の生産性が向上します。ですので、時間がかかるタスクはできるだけ短くして、書き出していきましょう。

タスク全体を見て優先順位、期限、作業時間を決める

タスクを全て書き出したら、次はタスク全体を見て、優先順位と期限、作業時間を決めていきましょう。その理由として、タスクの優先順位を決めないと、何をすればいいのかパニック状態になり、仕事の効率が極めて低下してしまうからです。

最近の研究で、人が忙しいと感じるのは、何をどのような順番で行えばいいのか分かっておらず、頭の中で混乱して、仕事効率が低下しているからだと言われています。もちろん、時間に対して仕事量が多すぎる場合や納期があまりにも短すぎる場合は、以上で述べたように「何をどのような順番で行えばわからない」から仕事効率が低下している訳ではありません。

しかし、忙しいと思っている人の多くは、タスクに優先順位と作業時間、納期を決めることで、仕事効率が向上し、忙しいと感じることは減ります。ですので、タスクは絶対に優先順位、期限、作業時間を決めましょう。

週に1回見直しを行う

最後に、週に１度は、タスクの見直しを行いましょう。というのも、現在はものすごい速度でプロジェクトが進んでおり、１週間でタスクが丸々変わってしまうことがあったり、緊急で重要なタスクが発生したりします。

このような自体に対応するには、週に１度全体のタスクを見直していく必要があります。あとは、新たなタスクが増えたらタスクリストにタスクを書き、優先順位、期限、作業時間を決め、週に１度タスクを見直して行くと、完璧です。

タスク管理をアプリで行うと便利

タスク管理は、タスク管理アプリを使うと便利です。その理由として、タスク管理アプリはネットが通じるところなら、どこでもタスクを見ることができる上に、リマインダー機能やタスクの分析機能、複数人で複数プロジェクトで使うことができる機能など、さまざまな機能がありかなり便利です。

もし、タスク管理をアプリで行いたい人はぜひ「」を使って見てください。「」は、１年間無料でタスク管理することができます。また、ベンチャー企業ならば最大１０年間無料でタスク管理を行うことができます。

これは、他のタスク管理アプリにはないほど長い期間、無料で体験することができるので、じっくりと使って、自分に合うか合わないかをしっかり調べることができるでしょう。

まとめ

タスクリストとは、「期限が決まっている、重要なタスクの集まり」です。一方、To Doリストとは、「期限が決まっていない、To doの集まり」です。

以上、プログラマーのだいき(@dotpro_pm)でした。