作業量を1.3倍に引き上げる効率的なタスク管理方法５選
こんにちは、だいきです。
早速ですが、あなたは効率的にタスク管理を行なっていますか。仕事をしていく上で、タスク管理を行うのは必要です。しかし、効率的なタスク管理を行なっている人が少ないと思い、今回は効率的なタスク管理の方法についてご紹介していこうと思います。
タスク管理を行う場所を１箇所にする
多くの人が失敗する例
多くの人は、タスクを管理するときに、複数の箇所で行なっています。
例えば、
- 手帳
- タスク管理ツール
- 付箋
- メモ帳
- スマホにメモ
などなど、もしかすると心当たりが少しはあるのではないのでしょうか。
また、タスク管理を複数箇所で行なっていたことで、大切なタスクを見逃してしまい、痛いめにあったこともあるのではないのでしょうか。
そこで、オススメするのが１つの場所にタスクをまとめることです。
そうすることで、タスクの量やタスクの優先度を把握することができます。
タスク管理はクラウドの管理ツールを使うのがオススメ
タスク管理を行うさいに、デジタルでもアナログでも構いませんが、僕がオススメするのはクラウドの管理ツールです。
理由としては、普段あまり手帳や筆記用具などを持ち歩かないからです。
メモは全てスマホに保存していますし、タスクはクラウドサービスで管理しています。
他にもクラウドをオススメする理由
- ネット環境されあれば、タスクをどこでも確認することができる
- メンバーのタスク進捗度合いを確認することができる
- 自分を分析することができる（使っているサービスによる）
などなどがあります。
最近は、Beyonetシリーズの「Task」を利用しています。
タスクを行うのに必要な時間を見積もる
タスクの時間を見積もる効果
タスクをこなしていくときに、このタスクは何分かかるとか何時間かかるなどある程度時間を見積もることで、タスクを効率的にさばいていくことができます。
というのも、人の性質上時間を設定することで、タスク中にダラダラする時間を減らすことがでるからです。
タスクはできるだけ時間を決めてみましょう。
最大１時間の法則
タスクを決めるときに、大切になることは、１つのタスクをどれだけ細分化することができるかです。というのも、１つのタスクが１０時間や２０時間と設定してしまうと、今何をしているのかを把握しづらくなり、結果として作業効率を下げてしまうからです。
作業効率を下げないためにも、時間がかかるタスクを細分化していき、長くても１時間くらいのタスクに設定しましょう。
例えば、お客様に渡す資料作りが１日かかる仕事ならば、
・資料を作るための資料集め
・アウトラインの決定
・序文の作成
・まとめの作成
などタスクを細かく分けていきます。
こうすることで、作業のスピードは確実に上がり、１日にこなせるタスク量も増えるようになります。
自らこなせる１週間のタスク量を知る
自分の限界
タスクを１つのツールで管理することで、１日にこなせる平均的なタスク量と、１週間にこなせる平均的なタスク量を知ることができます。
それにより、無理に予定を詰め込まなくなり、確実にタスクをこなすことができるようになります。また、自分の限界を知ることで、タスクを全てこなせるかどうかといった心配が少なくなり、精神的に安定すると思います。
２０％ルール
タスクを確実にこなしていくときは、予備時間を作ることが大切になります。
よく、タスク管理をするときに、タスクをカツカツに詰め込んでしまう方いると思いますが、これだとすこし予定が変わってしまったときに、寝ないで仕事をしてしまうことや残業をしてしまうことがあります。
そうならないためにも、８時間働くなら、１.５時間は予備時間を作るととをオススメします。（あくまで目安です）
俯瞰的にタスクを見る
タスクには考える必要があるタスクや作業するだけのタスクなどのパターンがあります。
タスクを俯瞰的に見ることで、考えるタスクを複数の日に分けることや、作業タスクだけ行う日を作ったりして、タスクの効率を上げていくことができます。
また、複数のタスクを見て、類似しているタスクや同じようなタスクを見つけるときがあります。そのときは、タスクをどのようにしたらより早くタスクをこなせるようになるかを考えましょう。というのも、類似したタスクがあるということは、また近いうちに似たようなタスクを行う必要が極めて高く、同じような作業をおこなう必要があります。そのときに、早くタスクをこなす術を持っていると、効率的にタスクをこなすことができるからです。
タスクをプロジェクトごとに分ける
複数のプロジェクトを抱えている人
複数のプロジェクトを抱えている人にとって、どのタスクがどのプロジェクトか分からなくなるときがあるのではないのでしょうか。
そこで、僕がオススメするのは、タスクをプロジェクトごとに分けることです。そうすることで、タスクを自分の中で整理しやすくなります。
以上、だいきでした。
